L’archivage en entreprise comprend différentes procédures qui ont pour objectif final la numérisation de vos documents. C’est plus qu’un simple stockage, cette action vous permet également de mieux manipuler vos documents. Découvrez dans ce guide l’importance pratique mais également stratégique de l’archivage en entreprise.
L’importance de l’archivage en entreprise
Archiver vos documents d’entreprise est important aussi bien sur le plan légal qu’organisationnel. Cette action en plus de vous prémunir contre la perte de données vous permet de mieux faire face aux risques juridiques.
Conformité à la législation
Sur le plan légal, l’archivage numérique est nécessaire. En effet, la loi dans le milieu professionnel pose de nombreuses obligations légales en matière de conservation des données. Certains documents doivent être conservés pendant un certain temps, pouvant aller de 3 à 10 ans.
- par exemple, les factures de fournisseurs et de clients doivent être conservées pendant 10 ans ;
- en entreprise, les registres et livres comptables doivent également être conservés sur 10 ans ;
- de même, les bilans, les comptes de résultat doivent être stockés sur le long terme ;
- les documents liés à la gestion du personnel, la durée de conservation d’un arret de travail est de 5 ans.
Prévention contre la perte de données
L’archivage en entreprise est également important pour faire face aux pertes de données. Qu’il s’agisse de données sur support papier ou sur support électronique, un archivage professionnel vous permet de vous prémunir de ces incidents. Les risques liés à la perte de données, peu importe le type de cas (incendie, vol, inondation, etc.) peuvent être préjudiciables à une entreprise. La perte de données stratégiques et confidentielles peut en effet engager la responsabilité pénale d’une entreprise.
Meilleure gestion de vos documents
Grâce à un système d’archivage efficace, vous pouvez facilement optimiser la gestion de vos documents, classer vos documents de la meilleure façon, en fonction des fournisseurs, en fonction des dates, en fonction des montants, etc. Grâce à un classement plus intelligent, vous pouvez rechercher vos documents plus rapidement. Vous gagnez ainsi en productivité et en efficacité dans la recherche de vos documents. De plus, un archivage vous permet de réduire considérablement vos documents physiques. Réduisez votre paperasse et gagnez en espace tout en étant assuré de la sécurité de vos documents.
Sécurisation de vos données
Certains documents doivent être stockés de manière sécurisée. Grâce à l’archivage numérique des données, vous avez une garantie contre la perte ou le vol de données. Dans une procédure d’archivage, vos données sont protégées efficacement par différentes mesures sécuritaires. Vous pouvez déterminer en premier lieu qui a accès à cette base de données, vous pouvez mettre en place des mesures de chiffrement et des mesures de contrôle d’accès. De plus, en cas de piratage ou de fuite de données, un système de sauvegarde automatique peut être mis en place pour limiter les dégâts.
Réduction des erreurs de traitement
Finalement, un archivage est nécessaire pour réduire les erreurs humaines lors de traitement de données. La numérisation de vos données permet, en effet, d’éliminer ces risques qui sont fréquents. Plus besoin de saisie manuelle, vous pouvez sélectionner en quelques clics les données dont vous avez besoin et les traiter.