Le monde de la formation a beaucoup évolué ces dernières années. Les formateurs doivent notamment suivre les nouvelles tendances s’ils veulent améliorer leur compétitivité. Cela se traduit par l’utilisation de technologies digitales fiables et performantes, permettant de proposer une expérience plus interactive et un processus éducatif de qualité. En effet, le besoin en termes de logiciels est devenu une grande priorité pour gérer efficacement un organisme de formation.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de formation ?
Il s’agit d’un outil qui optimise la stratégie d’administration d’un organisme de formation. Autrement dit, il aide à dynamiser l’ensemble du processus éducatif d’une formation afin de le rendre plus fluide et plus efficace. Cela signifie bénéficier d’un centraliseur qui coordonne et gère toutes les opérations liées à la planification des sessions de formation, à la gestion des inscriptions, au suivi des progressions et à l’analyse des résultats. Pour les formateurs, c’est un véritable partenaire qui facilite leur travail et qui leur permet de fournir un programme d’apprentissage de qualité. Si vous êtes à la recherche d’un logiciel pour assurer la gestion de votre organisme de formation, veuillez cliquer sur ce lien.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion de formation ?
Il faut savoir qu’il existe plusieurs types de logiciels de gestion de formation disponibles sur le marché. Il y a les CRM, les ERP, les LMS et les autres solutions spécialisées (signature, e-mailing, validation de présence, gestion de factures, etc.). Chacun d’eux peut avoir un rôle plus ou moins étendu et complémentaire des autres. Quoi qu’il en soit, votre choix va dépendre de vos besoins et des fonctionnalités que vous souhaitez disposer. On peut, par exemple, citer :
- la planification de programmes engageants ;
- les méthodes d’e-learning ;
- la conception de modules d’apprentissage distanciel ;
- la programmation des sessions ;
- les espaces de collaboration ;
- les questionnaires ;
- l’échange instantané avec les enseignants ;
- les tableaux de bord analytiques, etc.
Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel de gestion de formation ?
Un organisme de formation qui utilise un tel logiciel peut bénéficier d’un certain nombre d’avantages, à savoir :
Le gain de temps
Un logiciel de gestion de formation vise à automatiser toutes les tâches répétitives et sans valeur ajoutée. Cela aide les organismes de formation à gagner du temps, mais aussi à se prémunir des risques d’erreur. Par conséquent, ils pourront mieux se concentrer sur leur activité, c’est-à-dire former les apprenants.
Le respect des réglementations
En tant que formateur, vous devez proposer un programme d’apprentissage pertinent aux apprenants. Vos formations doivent également répondre à certaines normes qualitatives strictes. C’est dans cette optique qu’intervient le logiciel de gestion de formation. Ce dernier sera en mesure de garantir la qualité de vos services grâce à des indicateurs spécifiques.
L’amélioration de l’efficacité
En utilisant un logiciel adapté, l’organisme de formation mise sur une solution tout-en-un, ce qui lui permet d’améliorer son efficacité. En seulement quelques clics, il peut assurer la conduite des formations, répondre aux questions des apprenants et garantir un management administratif adéquat.
L’élaboration de meilleures offres de formation
Sachez que les apprenants n’ont pas les mêmes besoins en matière de formation. C’est pourquoi l’utilisation d’un logiciel dédié est très conseillée, car celui-ci offre la possibilité d’élaborer des offres de formation en totale adéquation à la demande du marché.
Comment bien choisir un logiciel de gestion de formation ?
Pour vous aider à dénicher le bon logiciel de gestion de formation, considérez les critères suivants :
La compatibilité avec les autres logiciels
Un organisme de formation peut être amené à utiliser divers outils numériques afin d’assurer la gestion de son activité. Dans le cas où il souhaiterait investir dans un logiciel de gestion de formation, il doit alors s’assurer de sa compatibilité avec ces derniers. Cela s’avère indispensable pour éviter les problèmes d’incohérence ou de non-conformité.
Le design
Un point important à ne surtout pas négliger est le design du logiciel de gestion de formation. Il doit tout d’abord être esthétique. Ensuite, vérifiez la qualité de navigation ainsi que l’expérience utilisateur. Gardez en tête qu’un bon logiciel doit toujours offrir une bonne prise en main.
La taille de l’organisme
Choisissez un logiciel qui s’adapte parfaitement à la taille de votre organisme de formation. Le processus ne se gère pas de la même manière lorsque vous accueillez 100 et 5 000 apprenants. Si possible, misez sur un logiciel spécialisé plutôt que généraliste.
Le service client
Pour une parfaite maîtrise du logiciel, une formation à son utilisation est nécessaire. Le fournisseur doit également proposer une assistance pour vous offrir une aide en cas de problème. Assurez-vous qu’elle soit réactive et efficace.
Le prix
Privilégiez toujours un logiciel avec un bon rapport qualité/prix. Pour vous aider à mieux vous repérer, tenez compte :
- du coût initial ;
- du coût de gestion ;
- des coûts liés aux mises à jour.