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SPECIAL Open IAE Juillet 2013

Une lettre d'information consacrée à Open IAE

Christine Reverté est missionnée par le GARIE pour vous accompagner dans l’implémentation et la prise en main du logiciel Open IAE. Ce projet ayant pris déjà (et encore) du retard, nous avons constaté que les motivations sont plutôt en perte de vitesse dans certaines structures… Beaucoup d’interrogations, de doutes planent encore dans les esprits… Mais les AI pilotes et d’autres AI se sont déjà lancées dans l’implémentation d’Open IAE ! Cette lettre d'information a pour objet de vous tenir informés de l’évolution du projet dans les 14 structures participantes, de vous apporter des réponses claires et une vision globale convainquante du projet !

Contacts
Christine Reverté, T2000
Tel : 05 57 55 54 79 - Skype : Christinet2000
Mail : relationclient@tremplin2000.fr
En congés du 12 août au 1er septembre 2013
Jérôme Troquereau, GARIE
Tel : 06 47 88 12 05 - Mail : jerometroquereau.garie@orange.fr
En congés du 5 au 24 août 2013 





Rappel de la mission

T2000 s’est porté volontaire pour accompagner les 14 AI et ETTI dans l’implémentation du logiciel Open IAE. La prestation consiste à :

  • Assister les AI et ETTI dans l’installation du logiciel en organisant des temps d’accompagnement sur site, par téléphone, ou via internet.
  • Accompagner la formation des équipes.
  • Construire des outils dont un guide d’implémentation.
  • Assurer l’interface avec le prestataire informatique ADN.
  • Participer aux comités de pilotage de l’action.

Les résultats attendus dans le cadre de cette action sont :

  • Des outils construits.
  • La réponse aux questions formulées par les structures.
  • L’appropriation du logiciel et son utilisation par les équipes.
  • La participation de T2000 aux réunions organisées par le GARIE sur le dossier.
  • Un bilan de l’action.

Cette prestation s’achèvera le 31 décembre 2013.


AI pilotes

L’implémentation d’Open IAE version 7 est effective depuis le 1er juillet 2013 pour les AI pilotes BAC et T2000. BAC va travailler en double saisie tout le mois et basculer sur Open IAE au 1er Août 2013. T2000 basculera au 1er septembre 2013. La double saisie va nous permettre de nous familiariser avec Open IAE, de mettre en place de nouveaux modes opératoires et de faire rectifier par ADN les éventuels bugs. A la rentrée nous aurons mis de côté notre ancien logiciel et nous serons à même de répondre très précisément à toutes vos interrogations sur le fonctionnement.


Réunion de présentation du logiciel

Nous vous proposons une réunion de présentation du logiciel par T2000 et BAC le mardi 10 septembre à 14h au GARIE.


Autres AI lancées dans l’implémentation

L’Association Entr’aide Travail (AET) à Biscarosse va être implémentée le 1er août 2013. Une double saisie est prévue jusqu’à la fin de l’année pour un passage définitif au 1er janvier 2014. L’Association Solidarité Travail (AST) à Mont de Marsan a prévu l’extraction des données en septembre pour une implémentation en octobre 2013.


Etendue du réseau

Le réseau commence à s’étendre au-delà des frontières de l’Aquitaine… T2000 a reçu à Libourne deux permanentes de l’association SOS Travail (AI à Saint Amand Montrond) le 20 juin 2013 pour une présentation du logiciel Open IAE. ADN a également effectué une présentation du logiciel le 11 juillet 2013 pour l’AI CRIPE, à St Denis (Ile de la Réunion).


A vos marques, prêts ? lancez-vous !

Pour bien se lancer et réussir son implémentation, voici un rappel de la marche à suivre :

1ère étape : Recueil d’informations
C’est le fichier excel qu’ADN vous a envoyé. Il va permettre à ADN de prévoir le serveur qui vous sera dédié et de préparer votre base de données avec les informations générales concernant votre structure. Il est important de le transmettre rapidement à ADN.

2ème étape : Guide d’implémentation
Nous vous avons fourni un guide accompagné d’un fichier excel début avril 2013 afin de préparer l’implémentation. Une première partie à travailler avant l’implémentation est consacrée à :
1. L’établissement de correspondances GTA/Open :
       Des catégories tarifaires
       Des freins et actions d’accompagnement
       Des niveaux de formation
       Des tâches et métiers

2. La création de diverses listes qui n’existent pas dans le logiciel GTA.
3. La préparation des données de vos salariés et vos clients.
La deuxième partie recense les mises à jour des données une fois qu’ADN aura effectué l’extraction des salariés et des clients.
La dernière partie est consacrée à la saisie des données à effectuer après l’implémentation.


Attention, risque « d’embouteillages » en fin d’année !

Après un petit sondage effectué auprès des AI, vous souhaitez être opérationnels pour janvier 2014. Nous attirons votre attention sur le fait qu’ADN ne pourra pas gérer toutes les implémentations en même temps à la fin de l’année… Nous vous conseillons fortement de prévoir votre implémentation avant décembre ! N’hésitez pas à bloquer une date dès maintenant avec Aurore d’ADN.


Trucs et astuces

Une fois Open IAE en fonctionnement dans votre structure, vous aurez accès à un service d’aide afin de partager les modes opératoires mis en place par les AI pilotes, et tous les trucs et astuces liés à la manipulation du logiciel. La prise en main au sein de votre équipe sera ainsi plus rapide et optimisée. Ce service sera sous forme de « fiches » ou de forum ?

GARIE
Centre Régional Vincent Merle
102 avenue de Canéjan - 33600 PESSAC
Tél. 05 57 89 01 10
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